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* por Márcio Miranda

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* Márcio Miranda, é presidente da Associação Brasileira de Negociadores, membro executivo da American Marketing Association, autor de diversos artigos sobre negociação e administração gerencial e apresentador de consagrados seminários e vídeos sobre negociação, vendas e administração. Graduado em Engenharia Eletrônica, pela Columbia Pacific University na Califórnia. Cursou, também, Marketing e Administração de Empresas na Louisiana State University, University of Houston e University of Wisconsin.
E-mail: workshop@workshop.com.br
Internet: http://www.workshop.com.br

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Procrastinação é, com certeza, o hábito que mais desperdiça o seu tempo, não importa o que você faça. Todos nós somos procrastinadores em um grau ou em outro. Existe até o ditado: “Nunca deixe para amanhã o que você pode fazer hoje”.

O problema é que as coisas que você adia podem nunca chegar a serem feitas. Ou quando você finalmente vai fazê-las, você está sob muita pressão e não consegue fazê-las como poderia ter feito.

Algumas perguntas
Se você trabalha entre 50 ou 60 horas por semana, provavelmente você não se considera um procrastinador. Você se vê como um dedicado funcionário de sua empresa. Mas eu quero que você responda às seguintes perguntas.

• Você tem a tendência de deixar seus projetos desagradáveis para o último minuto?
• Você espera que se você adiar a solução de algum problema, ele desaparecerá, ou alguém irá resolvê-lo?
• Você já pensou em como poderia fazer um trabalho melhor se você tivesse mais tempo?
• Quando você fracassa e não faz o trabalho dentro do prazo, você culpa alguém?
• Você estabelece prazos irreais para você mesmo, que praticamente garantem que você não conseguirá fazer o trabalho dentro do prazo?
• Você se sobrecarrega com trabalho, e depois reclama que há muito coisa para fazer?
• Suas desculpas e álibis para explicar porque o seu projeto não foi feito dentro do prazo estão se esgotando?

Se você respondeu “sim” a alguma dessas perguntas, você é um procrastinador! Se você respondeu “sim” a mais do que duas, então sua carreira pode estar em perigo.

Medo de fracassar
Psicólogos podem citar inúmeras razões porque as pessoas procrastinam, mas a razão nº 1 é o medo de fracassar. Nós adiamos muitas coisas porque nós temos medo de não fazê-las corretamente.

Este desejo pela perfeição pode fazer você parar no meio do caminho, ou deixá-lo mais lento, daí então você provavelmente vai fracassar.

Seu medo de fracassar o leva a sentimentos de culpa porque você sabe que poderia ter feito um serviço melhor se não tivesse esperado até o último minuto.

A procrastinação se torna um hábito?
A procrastinação faz parte da natureza humana, e todos nós somos humanos. Mas quando ela se torna um hábito – um padrão consistente de como você faz o seu trabalho – isto pode levar a conseqüências desastrosas. Você acaba gastando mais tempo no escritório, e não menos, porque você não está usando o seu tempo de forma eficaz.

Sua produtividade e criatividade escorrem pelo ralo. Você está sempre trabalhando sob pressão, com um resultado desagradável. Você não está feliz com o seu emprego – e com você mesmo.

Agende suas tarefas
Uma das formas mais eficazes de combater a procrastinação é fazer uma Lista de Tarefas. Com a Lista de Tarefas você pode ver todas as coisas que precisam ser feitas a cada dia. Mas para tirar o máximo proveito da Lista de Tarefas, você tem que agendar todas as suas tarefas.

Muitas pessoas mantém a lista de todos os seus projetos, tarefas, ligações, reuniões e outras obrigações em pilhas de papéis na mesa do escritório ou em anotações em notinhas pregadas nas paredes ou no monitor do computador. E essas pessoas adiam – até o último momento – os projetos que exigem pensamento, concentração, tempo e energia.

Coloque tudo na sua Lista de Tarefas
Ao invés de manter suas obrigações anotadas em inúmeros pedaços de papéis, agrupe-as na sua Lista de Tarefas. Aqui estão alguns exemplos de como fazer isto.

• Quando você precisar falar com alguém, ou precisar fazer alguma coisa, agende isto na sua Lista de Tarefas.
• Quando alguém for enviar algo a você, coloque isso na sua na sua Lista de Tarefas, para ter certeza de que você receberá.
• Quando seu chefe lhe der alguma tarefa, anote isso na sua Lista de Tarefas, e comece a trabalhar em cima disto imediatamente.
• Quando um cliente ou prospect lhe pedir que você envie para ele um fax, carta ou e-mail, liste na sua Lista de Tarefas.
• Qualquer coisa que passar por sua cabeça que você deve fazer, coloque na sua Lista de Tarefas.

Quanto mais coisas você listar, maior será o seu controle sobre o seu tempo e sobre suas atividades diárias.

Faça suas Tarefas Importantes
Veja sua Lista de Tarefas ao longo do dia e se faça esta pergunta: “Qual é a tarefa mais importante que eu devo fazer?” Não pense sobre isto. Apenas faça!

Dicas de Ação

1. Estipule um prazo e use o tempo para lembrá-lo de começar um projeto o mais cedo possível. O prazo pode ser estipulado com dias, semanas ou meses de antecedência.
2. Marque um compromisso com você mesmo quando sua tarefa for lhe tomar algum tempo. Olhe no seu calendário e decida quando você fará este trabalho, e agende o compromisso.
3. Como regra geral, a maioria das tarefas toma mais tempo do que o esperado, por isso acrescente 50% a mais de tempo do que você acha que vai precisar.

Planeje seu dia
Antes de você voltar para casa no final do dia, olhe para a sua Lista de Tarefas para ver o que precisa ser feito no dia seguinte. Selecione as tarefas mais importantes e lide com elas assim que chegar ao trabalho na manhã seguinte.

Você ficará duas vezes mais ágil, completando o serviço na metade do tempo. Além disso você acabará com o hábito da procrastinação e todo mundo ficará feliz. Você também terá mais tempo para você, para sua família e um pouco mais de dinheiro no bolso.